PANDUAN PENGGUNAAN : GURU SUBJEK

 1. Guru subjek (GS)  merupakan pengguna kedua template ini selepas Guru Ketua Panitia (KP)  melengkapkan data asas yang diperlukan.  Maka GS perlu pastikan sentiasa mendapatkan salinan fail yang terkini daripada KP selepas sesuatu ujian dilaksanakan sepanjang tahun agar dapat menjana kumpulan sasar yang relevan untuk tindakan program intervensi yang sesuai. 

2. Secara umum terdapat dua jenis helaian yang berkaitan dengan GS iaitu helaian data tetap dan helaian data dinamik. 

a)  Helaian data tetap bermaksud data dan hasil analisis yang tetap dan tak berubah sepanjang tahun selepas KP muktamadkan. GS perlu jana dan cetak untuk rujukan dan simpanan fail headcount masing-masing. Helain-helaian berkenaan yang berkaitan dengan GS ialah:

i) Helaian ANALISIS HC2-KP.

Helaian ini memaparkan hasil analisis perbandingan TOV dan ETR setiap kelas.

ii) Helaian HC2-GS.

Klik kekotak KELAS dan pilih nama kelas dari 'drop-down list'kemudian klik butang KEMASKINI untuk menjana data TOV dan ETR kelas berkenaan. Data-data di helaian lain akan turut dikemaskini yang berkaitan dengan GS dan kelas berkenaan (helaian berwarna biru). GS perlu masukkan (key-in) data markah ETR calon yang dijana ke dalam SAPS (jika dibuka) atau ke template Google Form GK supaya pihak sekolah mendapat analisis headcount keseluruhan.

iii) Helaian ANALIS HC2-GS. Helaian ini memaparkan analisis data TOV dan ETR dalam bentuk jadual dan graf kelas pilihan yang telah dipilih di helaian 'HC2-GS' .

b)  Helaian data dinamik bermaksud data dan hasil analisis yang dijana berubah bergantung data markah AR yang dipilih dalam helaian berkenaan.  Hasil analisis helaian ini akan dibersihkan setiap kali ditutup (close) kerana mempertimbangkan ianya akan digunakan oleh GS yang lain. Sila pilih Kod Ujian dan Nama Kelas dalam kekotak yang disediakan dan seterusnya klik butang KEMASKINI. Antara helaian berkenaan ialah:

i) Helaian SIJIL HC-KELAS
Helaian ini akan menjana secara auto Sijil Penghargaan kepada calon yang berjaya mencapai OTR setiap kali ujian. 

Penuhkan maklumat yang diperlukan di Bahagian A. Bilangan dan nama calon yang yang layak akan dijana secara auto dan dipaparkan di Bahagian C. Sijil Penghargaan kepada calon yang layak akan dijana di Bahagian B. Setiap Sijil Penghargaan telah disetkan dalam satu muka surat untuk setiap pelajar (maksimum 60 muka surat).  Sila pastikan bilangan mukasurat yang bermaklumat sahaja untuk dicetak (mengikut bilangan pelajar yang tersenarai) untuk mengelakkan pembaziran kertas dan dakwat pencetak. 

ii) Helaian GPD-HC
Helaian ini memaparkan pelaporan perkembangan prestasi dalam bentuk Graf Prestasi Diri (GPD). Pengguna hanya perlu memilih kelas dan nama pelajar daripada drop-down list yang disediakan.

iii) ANALISIS NML KELAS

iv) SENARAI NML

v) ANALISIS NMC KELAS

vi) SENARAI NMC

vii) KATEGORI OTR-AR

viii) HC3-GS

ix) ANALISIS HC3-GS

x) HC (i+1) KELAS

.... kandungan blog masih dalam proses dikemaskini disesuaikan dengan pakej versi terkini (pengaturcaraan dalam template sentiasa dikemaskini apabila terdapat permintaan/cadangan output atau analisis daripada pengguna berdaftar. Pengguna berdaftar akan memperoleh template terkini secara PERCUMA!. jadilah pengguna berdaftar) 

Panduan Penggunaan Fasa 2 : Pasca Ujian/Peperiksaan )

Fasa 2 adalah  selepas sesuatu ujian dilaksanakan maka proses analisis perlu dilakukan untuk menilai kekuatan dan kelemahan calon berbanding sasaran operasi iaitu OTR semasa yang telah dirancang diperingkat fasa pertama. Untuk tujuan itu, maka Ketua Panitia perlu dimasukkan data AR ke dalam template ini.

1. Buka fail EForm HCKP yang telah tersedia data TOV dan ETR yang telah dibuat di Fasa 1.

Di helaian [HOME PAGE] klik butang LOCK/UNLOCK dan masukkan nama pengguna dan kata laluan yang telah dibekalkan.

2. Sila ke helaian [HC3-KP], klik butang 'UTILITI'  dan pilih opsyen mengimport data 'ACTUAL RESULT 1 (AR1)' seterusnya pilih fail sumber data AR1. Fail sumber data boleh daripada:

a) Lembaran markah SAPS.

Sila dapatkan lembaran markah keseluruhan daripada setiausaha SAPS.  sebelum mengimport dari sumber SAPS ini,  sila buka (open)  fail berkenaan,  klik 'Enable Editing' yang dipaparkan dan save as dalam format worksheet mengikut versi excel yang anda gunakan supaya melancarkan proses import nanti.  Buka semula fail dalam format baharu berkenaan untuk pastikan ianya berfungsi. 

b) Fail EForm Penilai Akademik (EForm PA) untuk pengguna berdaftar Pakej EForm SUPD. 

4. Jika pengguna tidak memiliki kedua-dua sumber fail di atas,  pengguna boleh memasukkan data secara manual sama ada menaip terus atau kadah 'copy-paste'.  Jika menggunakan kaedah 'copy-paste',  pastikan menggunakan opsyen Copy - Paste Special - Value / Text supaya hanya data markah sahaja yang akan dimasukkan dan tidak menganggu format sel asal (sasaran). Kaedah 'copy paste value' mungkin lebih sesuai jika bilangan calon yang mengambil sesuatu subjek adalah sedikit.  

5. Selepas data markah AR1 berjaya dimasukkan,  sila simpan (save)  fail. Fail EFORM HC-KP yang telah dikemaskini dengan data AR terkini ini bolehlah dikongsikan dengan semua guru subjek yang berkaitan supaya mereka boleh menjana dan mencetak sendiri helaian yang berkaitan untuk tindakan intervensi segera untuk mencapai OTR ujian AR yang seterusnya. 

6. Sel markah dan gred AR yang berwarna hijau atau kuning bermaksud calon berkenaan telah mencapai sasaran OTR yang telah ditetapkan. Pengiktirafan harus diberikan atas pencapaian calon berkenaan. Pengiktirafan berbentuk Sijil Penghargaan tersedia dalam template ini di helaian [SIJIL-HC]. Tafsiran kod warna berkenaan adalah seperti gambar di bawah:

6. Ketua Panitia akan mengemaskini data dengan memasukkan data baharu setiap kali selepas ujian semasa dilaksanakan. 

7. Sila lihat hasil analisis AR tersedia secara auto di helaian-helaian lain.

Questions & Answers.

Q1. Bolehkah fail ini dipasang (install) dalam beberapa PC?

A1. Boleh. Penggunaan fail adalah tanpa had kerana ianya hanyalah fail MS Excel sahaja, bukannya aplikasi khas. Fail dikendalikan menggunakan aplikasi MS Excel yang biasanya memang terdapat dalam PC pengguna.


Q2. Jika fail ini rosak disebabkan serangan virus atau sebab lain, bolehkah pihak panitia mendapatkan semula salinan yang asal?

A2. Boleh. Pengguna berdaftar boleh meminta semula salinan softcopy pada bila-bila masa.


Q3. Jika guru ketua Panitia berpindah sekolah, bolehkah fail ini digunakan di sekolah yang baharu?

A3. Tidak boleh. Hak milik adalah kepada panitia sekolah yang asal sahaja.

Q4. Jika berlaku perubahan julat gred atau pihak sekolah ingin menggunakan julat sendiri, adakah fail ini boleh diubahsuai atau digantikan dengan versi yang baharu?

A4. Fail ini telah dibina dengan mengambil kira situasi berkenaan. Maka telah disediakan kemudahan supaya pengguna boleh mengubahsuai julat gred pada bila-bila masa.


Q5. Apakah kaedah digunakan untuk menentukan ETR calon atau ETR Panitia?

A5. Untuk menentukan ETR calon atau ETR Panitia terdapat dua kaedah iaitu:
(a) tetapkan ETR calon terlebih dahulu yang kemudiannya menghasilkan ETR Panitia, atau
(b) tetapkan ETR Panitia terlebih dahulu, kemudiannya diperturunkan kepada ETR calon.
Fail ini menyokong kedua-dua kaedah tersebut, malahan berkeupayaan mengabungkan kedua-dua kaedah untuk menghasilkan ETR yang benar-benar relevan antara calon dan Panitia.


Q6. Bagaimana saya mendaparkan versi terbaru?

A6. Maklumat perkembangan versi terbaru akan dimaklumkan dalam group telegram pengguna berdaftar. Jika dimaklumkan versi terbaru dikeluarkan, pengguna berdaftar perlu menghantar versi terkini yang ada padanya untuk dikemaskini ke versi terbaru.

Q7. Adakah template ini boleh diperolehi secara percuma?

A7. Tidak.  Template adalah berbayar kerana sentiasa dikemaskini dan diberi panduan sokongan dalam bentuk tutorial dan pemberian template versi terkini secara PERCUMA. 

Q8. Adakah template ini telah pernah memenangi sebarang anugerah inovasi? 

A8. Tidak,  kerana template tidak pernah dihantar untuk menyertai sebarang pertandingan inovasi (walaupun seringkali diminta oleh pihak yang berkenaan). Penulis malas nak penuhi prosedur sebarang pertandingan hi hi..  

Q9. Bolehkah saya menukar logo dan maklumat sekolah kerana telah bertukar sekolah? 

A9. Tidak, ianya hak milik sekolah namun hakcipta kekal kepada penulis.

Q10. Saya adalah pengguna berdaftar,  bolehkah saya melihat aturcara VBA dalam template ini. 

A10. Tidak. Boleh jika nak belajar dan sanggup mengadap PC berjam-jam setiap hari. 

Q11. Adakah testimoni daripada pengguna lain? 

A11. Ada dan sangat banyak,  tapi penulis tidak gunakan sebagai promosi (akan datang mungkin akan gunakan jika dapat kebenaran daripada pengguna berdaftar)  kerana lebih suka jika pengguna baharu menilai sendiri hasil analisis samada memenuhi keperluan sekolah. 

Q12. Bolehkah template ini digunakan sehingga keputusan SPM? 

A12. Boleh.  Walaupun data keputusan sebenar SPM dalam bentuk gred sahaja. semua jenis ujian/peperiksaan menengah atas akan boleh di analisis dengan lengkap.  

Panduan Penggunaan Fasa 1: Perancangan dan Penetapan ETR Panitia dan ETR calon.

Persedian awal

1.  Sebelum menggunakan fail ini pastikan macro pada MS Excel anda telah di ENABLE kan. Rujuk link http://settingmacroexcel.blogspot.com untuk mengetahui cara setting macro.

2. Seterusnya pengguna perlu menyediakan dua data asas berikut iaitu:

(a) Data analisis bilangan gred keputusan SPM tahun-tahun lepas (sekurang-kurangnya tahun lalu). Data ini merupakan data TOV Panitia yang akan menjadi keputusan yang perlu dicabar atau diperbaiki dalam program Headcount.

(b) Lembaran markah Peperiksaan Akhir Tahun (PAT), tahun lalu yang dimuat turun daripada SAPS atau fail E-Form PA Peperiksaan Akhir Tahun (PAT) tahun lalu (bagi pengguna pakej E-Form SUPD). Data ini akan menjadi markah TOV. Fail ini berkeupayaan memilih dan mengimport data markah subjek yang berkenaan secara auto daripada kedua-dua sumber data berkenaan. Maka ketua panitia tidak perlu memasukkan data secara manual. 

lembaranmarkahma daripada SAPS

3. Fail ini terdiri daripada beberapa helaian. Setiap helaian akan memaparkan hasil analisis yang berbeza. Untuk ke helaian-helaian berkenaan pengguna boleh terus klik tab helaian berkenaan yang terdapat di bahagian bawah atau melalui butang [MENU UTAMA] yang disediakan di setiap helaian. 

FASA 1: PENETAPAN ETR PANITIA DAN ETR INDIVIDU SECARA AUTO

Langkah 1 (Helaian HOME PAGE)

a). Buka fail EFORM HCKP(MA) yang dibekalkan. Bergantung kepada versi MS Excel anda, jika dipaparkan pilihan 'Enable Editing' atau 'Enable Content' maka klik butang berkenaan untuk membolehkan fail berfungsi sempurna.

b). Menu pengenalan akan dipaparkan beberapa saat dan seterusnya menu Kategori Pengguna akan dipaparkan untuk membolehkan pengguna membuat pilihan.

Terdapat dua kategori pengguna fail ini iaitu:

(i). Ketua Panitia - yang bertanggungjawab memasukkan data-data ke dalam fail ini.

(ii). Guru Subjek - yang hanya menggunakan output daripada fail ini, tetapi tidak perlu memasukkan sebarang data asas.

Dalam panduan ini, penulis mengandaikan anda sebagai Ketua Panitia.

Menu Kategori Pengguna

c). Klik butang [KETUA PANITIA] dan akan dipaparkan panduan ringkas langkah seterusnya dan konsep carta alir penggunaan. Perhatikan dan baca setiap info yang dipaparkan tersebut. Beri respon juga pada paparan tertentu dengan klik butang [OK] sehingga semua paparan mesej penting selesai dipaparkan.

d). Klik butang [LOCK/UNLOCK] yang terdapat di helaian [HOME PAGE] dan masukkan kata laluan serta nama pengguna yang dibekalkan. Penggunaan kata laluan adalah untuk memastikan data dan analisis adalah seragam untuk semua guru subjek dalam panitia berkenaan. Ini dapat menghalang perubahan data yang tidak sengaja semasa fail diperturunkan kepada guru subjek. Ketua Panitia tidak perlu kongsikan nama pengguna dan kata laluan berkenaan. 

e). Setelah memasukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan yang betul, klik butang [OK] dan seterusnya status fail akan bertukar kepada 'UNLOCK' menandakan pengguna dibenarkan memasukkan data. Lengkapkan maklumat asas panitia dan ujian dalam ruangan yang disediakan.

i) BIL. UJIAN - Sila input bilangan ujian yang dirancang untuk tahun berkenaan. Maksimum sehingga 4 sahaja. Ruangan nama ujian akan tersedia berdasarkan bilangan ujian yang diinput. Bilangan ujian akan mempengaruhi pengiraan OTR yg dijana secara auto.

 ii) NAMA UJIAN -  Sila input nama ujian berdasarkan kod yang digunakan dalam program headcount. Kod ujian telah ditetapkan secara default ialah TOV,  AR1, AR2, AR3 dan AR4.

iii) KOD/NAMA PANITIA - Sila pilih nama mata pelajaran daripada drop-down list yang tersedia. Jika nama mata pelajaran tidak tersedia,  sila tambahkan di helaian SETTING terlebih dahulu.  Ciri fleksibel ini membolehkan pengguna memasukkan kod dan nama mata pelajaran baharu yang ditawarkan di sekolah masing-masing. 

 

Langkah 2 (Helaian REKOD)

a). Klik helaian REKOD, dan masukkan bilangan gred mengikut tahun-tahun lepas dalam jadual yang disediakan. Jika terdapat data beberapa tahun, data akan di analisis dan keputusan terbaik berdasarkan GPMP akan dikesan secara auto dan analisis  data terbaik berkenaan akan terpaut dengan borang di helaian HC1-KP. Analisis bergraf juga disediakan secara auto di dalam helaian ini. Jadual ini boleh merekodkan keputusan sehingga 10 tahun. Keputusan terbaik akan dipilih secara auto dan dimasukkan kedalam helaian HC1-KP untuk dicabar pada tahun ini. jika hanya ingin mencabar keputusan tahun tertentu sahaja (contoh tahun lalu sahaja),  sila keyin data tahun berkenaan sahaja dan padam data tahun-tahun yang lain. 

Langah 3 (Helaian HC2-KP)

a). Klik helaian 'HC2-KP'. Helaian ini untuk merekodkan markah TOV setiap calon. Terdapat 3 kaedah memasukkan data di helaian ini:

(i). Secara manual, iaitu dengan menaip satu persatu (atau copy paste value)  semua data calon (sangat tidak digalakkan).

(ii). Import daripada fail EForm PA(MA) (untuk pengguna berdaftar Pakej EFORM SUPD sahaja).

(iii). Import daripada 'lembaranmarkahma' keseluruhan (sila dapatkan daripada setiausaha SAPS)  yang telah dimuat turun lebih awal dari laman web SAPS. Sebelum menggunakan fail lembaran markah SAPS ini,  sila open kemudian klik 'enable editing' dan save as dalam format worksheet sesuai dengan versi MS Excel yang anda gunakan supaya proses import data berjalan lancar (faktor teknikal mengikut versi excel anda). 

b). Dalam panduan ini, penulis menggunakan kaedah ke-(iii).

Klik butang 'IMPORT LEMBARAN MARKAH SAPS' dan seterusnya ikut arahan ringkas yang dipaparkan. Fail ini berkeupayaan memilih senarai nama pelajar dan markah subjek yang berkaitan secara auto daripada fail sumber yang telah ditetapkan.

IMPORT LEMBARAN MARKAH SAPS

c) Setelah data calon berjaya diimport (hanya calon yang mengambil mata pelajaran berkenaan sahaja akan dipaparkan) , sila semak dengan teliti data senarai yang ada. Padam data pelajar yang sudah berpindah sekolah atau tambah data pelajar yang baharu. Data TOV dalam helaian ini akan 'auto link' dengan jadual di helaian ' HC1-KP'.

d). Oleh kerana data ini adalah ketika calon-calon berkenaan masih di tingkatan 4, maka nama tingkatan mereka perlu di naikkan ke tingkatan 5. Klik butang UTILITI, dan pilih kemudahan NAIK/TURUN TINGKATAN  dan pilih NAIK TINGKATAN. Nama kelas akan diubah secara auto. . Template versi terkini akan membuat naik tingkatan secara auto.

e). Dicadangkan jangan masukkan sebarang data di ruang ETR. Data ini akan diisi secara auto berdasarkan bilangan gred ETR yang akan ditetapkan kemudian di helaian 'HC1-KP' (Kaedah 1).

Langkah 4 (Helaian HC1-KP)

a). Klik helaian 'HC1-KP', dan anda akan dapati analisis data tahun keputusan terbaik dan TOV telah dimasukkan secara auto. Proses seterusnya ialah menjana bilangan gred ETR Panitia sahaja. Proses penetapan ETR merupakan proses awal yang sangat penting dalam melaksanakan program headcount akademik di sekolah. Template ini sangat membantu panitia diperingkat penetapan ETR dan ianya dijana secara auto. 

Analisis HC1 sebelum dijana ETR

b). Pelbagai variasi boleh digunakan untuk menetapkan GPMP yang dikehendaki. 

Disediakan 4 cara variasi janaan auto untuk kemudahan panitia (bermula template EForm Headcount KP 10.7).  Sila klik butang 'UTILITI' dan pilih opsyen janaan yang disediakan seperti berikut:

a)  Cara 1: Menaikkan 1 mata gred TOV calon.

Bilangan setiap gred akan dinaikkan 1 mata gred daripada bilangan gred TOV semasa.  Contohnya,  sekiranya terdapat 4 calon dalam kategori gred B+ di TOV,  maka akan ditetapkan sebanyak 4 calon dalam gred A- untuk ETR dan demikian juga dengan gred yang lain. 

b)  Cara 2: Menambah peratus kumpulan cemerlang dan peratus jumlah lulus keseluruhan.

Cara ini akan menambah peratus kumpulan cemerlang dan jumlah lulus berdasarkan nilai tambah peratus yang ditetapkan di helaian SETTING terlebih dahulu.  Secara default nilai tambah adalah 0.5% dan 1.5% masing-masing untuk kumpulan cemerlang dan jumlah lulus keseluruhan. Nilai tambah ini boleh diubahsuai oleh pengguna.  Berdasarkan peratusan berkenaan,  template akan menjana bilangan calon untuk setiap kumpulan. 

c)  Cara 3: Menjana GPMP terdekat. 

Template akan menjana secara auto kombinasi bilangan setiap gred sehingga menghampiri GPMP rekod keputusan terbaik dan dalam masa yang sama menambah peratus kumpulan cemerlang dan jumlah lulus keseluruhan seperti dalam Cara 2.

d)  Cara 4:  Menjana GPMP sasaran. 

Template berkeupayaan menjana kombinasi bilangan gred ETR sehingga menghampiri GPMP sasaran yang ditetapkan.  Sasaran GPMP perlu ditetapkan terlebih dahulu di helaian SETTING dalam Jadual D. Aspek peningkatan peratus kumpulan cemerlang dan peratus lulus keseluruhan tetap diambil kira.

Dengan kemudahan pelbagai variasi proses menjana bilangan gred ETR berkenaan telah banyak membantu panitia untuk memulakan langkah awal dalam program headcount panitia masing-masing.  Jika perlu pengguna boleh mengubahsuai bilangan gred ETR secara manual untuk menghasilkan GPMP yang muktamad. 

JANA DATA ETR CADANGAN

c) Bilangan setiap gred ETR yang telah dimuktamadkan ini perlu diberi kepada calon-calon yang layak berdasarkan TOV dan calon terkini yang ada di helaian 'HC2-KP'. Proses mengenal pasti calon dan seterusnya menjana gred ETR serta markah ETR calon yang relevan juga mampu dilakukan secara auto.

d) Klik butang UTILITI, pilih kemudahan EKSPORT UNJURAN ETR KE HC2-KP, kemudian pilih opsyen JANAAN AUTO SEPENUHNYA. Fail akan secara auto mengesan pelajar yang paling layak dihelaian HC2-KP sesuai dengan bilangan gred ETR di helaian HC1-KP yang telah ditetapkan. Contohnya,  sekiranya pengguna menetapkan bilangan A+ adalah 10, maka template akan mengesan 10 calon paling layak berdasarkan markah TOV calon.

(Gambarajah dalam langkah ini akan di update mengikut versi terkini dalam waktu terdekat) 

e) Sila ke helaian HC2-KP untuk melihat gred ETR individu yang telah disempurnakan secara auto dan relevan dengan tetapan ETR Panitia di helaian HC1-KP.

f) Fasa penetapan ETR individu yang akur dengan ETR Panitia telah selesai.

Langkah 5 (Helaian HC3-KP)

1. Proses seterusnya adalah menjana secara auto markah OTR dan ETR calon berdasarkan gred ETR yang telah ditetapkan. Sila ke helaian HC3-KP dan klik butang UTILITI dan dibahagian UTILITI IMPORT, sila pilih opsyen "KELAS, NAMA, TOV DAN ETR".

2). OTR  individu yang dijana akan menjadi OTR Panitia yang secara auto dianalisis dan direkodkan di dalam helaian HC1-KP. Maka lengkaplah fasa perancangan panitia dengan penetapan KPI panitia, KPI guru subjek dan KPI calon semasa.

Langkah 6 (Helaian DAFTAR GS)

1) Setelah segalanya telah ditetapkan (TOV, OTR dan ETR) secara auto didalam fail ini, langkah terakhir adalah mengemaskini nama guru subjek setiap kelas tahun semasa. Nama guru subjek wajib di masukkan kerana akan ada analisis prestasi KPI dalam setiap ujian (AR)  sehinggalah keputusan sebenar SPM.  Sijil Penghargaan akan dijana secara auto untuk guru subjek (mengikut kelas yang diajar)  yang mencapai setiap sasaran operasi (OTR dan ETR) dalam setiap ujian/peperiksaan.

2. Klik helaian DAFTAR SUBJEK dan input nama guru subjek dalam jadual yang disediakan mengikut kelas yang tersedia.

3). Save fail dengan format nama yang sesuai untuk memudahkan mengenalpasti kandungan fail. Guru ketua panitia boleh berkongsi fail ini kepada semua guru subjek berkenaan untuk membolehkan guru subjek menjana dan mencetak output yang berkaitan dengan mereka. Template akan digunakan seterusnya dalam Fasa 2 iaitu apabila selesai ujian atau peperiksaan dilaksanakan dengan memasukkan data markah pelajar ujian berkenaan dalam helian HC3-KP. Proses memasukkan data markah juga boleh dibuat secara auto dengan mengimport fail sumber berkenaan iaitu lembaran markah keseluruhan yang dimuat turun daripada SAPS (sila dapatkan daripada setiausaha SAPS). 

Kini KPI tahun semasa iaitu ETR masing-masing (KP, guru dan murid) sangat jelas dan relevan dengan produk yang dimiliki (murid semasa). Sila bermula dengan hasil analisis TOV,  program intervensi awal boleh dimulakan untuk mencapai sasaran operasi terdekat iaitu OTR1. Hasil analisis bukan sahaja dalam bentuk analisis bilangan,  tetapi terus menyenaraikan calon-calon dalam kumpulan NML,  NMC dan Cemerlang masing-masing samada secara keseluruhan ataupun mengikut kelas. 

Selamat menjalankan tugas dengan gembira!, tanpa bebanan kerja-kerja analisis!. 

ETR disahkan relevan!

Pengenalan EForm Headcount

1. Pakej EForm Headcount terdiri daripada beberapa template, iaitu:
a) EForm HC-KP (Template utama) 

b) EForm HC-GK

c) EForm HC-SU

Pakej dibina secara berasingan namun data boleh diimport secara auto diantara template berkenaan. Penggunaan template yang berasingan membolehkan pelbagai output analisis dapat dijana, mudah diuruskan mengikut fungsi, mengurangkan beban sistem dan pengagihan beban tugas kepada pihak yang relevan.

2. Template EForm HC-KP merupakan template utama kerana perancangan KPI dimulakan oleh pihak Ketua Panitia dengan mengambilkira dua aspek yang penting iaitu TOV calon dan TOV Panitia masing-masing. Mempertimbang TOV calon dan TOV Panitia diperingkat perancangan KPI (Fasa 1) akan memastikan ETR yang dijana adalah relevan dengan produk calon semasa dan prestasi panitia terkini. Semua proses berkenaan akan dijana secara auto.

3. Objektif utama ialah memudahkan guru untuk menghasilkan KPI Panitia secara auto dan seterusnya gred dan markah ETR  setiap calon yang relevan dengan sasaran Panitia dan sasaran sekolah untuk subjek  yang berkenaan.  Program intervensi juga mudah dilakukan kerana template mampu senaraikan kumpulan sasar secara auto dengan terperinci setiap kali selepas ujian (AR). Analisis peluang peningkatan juga tersedia sekira intervensi yang sesuai dilaksanakan untuk setiap kumpulan sasar.

4. Pengiktirafan terhadap kejayaan guru mata pelajaran dan kejayaan calon dalam mencapai sasaran OTR setiap ujian juga dapat dilakukan dengan kadar yang segera kerana Sijil Penghargaan akan dijana secara auto berdasarkan data AR semasa yang dimasukkan.

Sijil Penghargaan Headcount

5. Penggunaan template ini tidak memerlukan pengguna keyin semula nama dan data markah pelajar (perkara ini menjadi pertimbangan utama penulis)  kerana tersedia kemudahan untuk import data.

Data boleh diimport secara auto daripada sumber berikut:

1. Lembaran markah SAPS (Keseluruhan) 

2. EForm PA (untuk pengguna berdaftar EFORM SUPD). 
3. Secara manual (Pilihan terakhir jika tiada sumber data sokongan)

6. Penggunaan template ini juga tidak menggantikan fungsi Headcount yang terdapat dalam SAPS,  malahan ianya menjadi sebagai tambah nilai dalam aspek mempelbagaikan analisis yang relevan. Data markah dalam SAPS adalah menjadi sumber utama data,  maka guru tidak perlu keyin markah berulang kali. 

7. Fail ini hanya sebuah tapak fail MS Excel yang dibina menggunakan aplikasi MS Excel 2003 MS Excel 2016 dan di simpan (save) dalam format macro enable (xlsm) . Maka pengguna perlu mempunyai software MS Excel sekurang-kurangnya versi 2003 2016. Software spreadsheets lain kemungkinan tidak menyokong penggunaan fail ini berikutan ianya mempunyai arahan macro.

8. Ketua Panitia bertanggungjawab merekodkan data-data asas untuk membolehkan fail menjana secara auto markah ETR setiap calon yang seterusnya guru subjek akan menggunakan markah ETR tersebut untuk dimasukkan ke dalam Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah (SAPS). 

Carta Alir Penggunaan EForm HC-KP

9. Sekali lagi penulis menekankan bahawa penggunaan fail ni adalah sebagai instrumen tambahan sahaja kepada Sistem Headcount yang ada dalam SAPS. Analisis Headcount daripada SAPS akan menjadi rujukan utama kerana analisis HC sensitif dengan bilangan pelajar yang keluar masuk sepanjang tahun. Dalam situasi sedemikian, maka analisis headcount secara online yang terdapat dalam SAPS adalah sistem yang sangat membantu dalam proses memantau prestasi terkini dari masa ke semasa. Sebagai tambah nilai,  data markah yang di input oleh guru subjek selepas sesuatu ujian (AR)  dalam SAPS boleh dianalisis secara offline dengan cara mengimport lembaran markah keseluruhan ujian berkenaan ke dalam helaian HC3-KP secara auto tanpa perlu guru menaip semula (rujuk carta alir di atas). 

10. Persoalan pertama yang cuba diatasi ialah 'relevan atau tidak' markah ETR setiap pelajar yang kemudiannya akan dimasukkan dalam SAPS. Penetapan ETR yang relevan merupakan cabaran pertama panitia dalam program headcount.  Setakat ini penulis tidak menemui sebarang template yang mengambil kira proses penetapan ETR individu secara lengkap sebaliknya menyerahkan sepenuhnya proses berkenaan kepada pelajar ataupun guru subjek sahaja. Ini akan memberi kesan kepada KPI panitia yang kurang relevan dan sukar di capai, akhirnya program headcount tidak memberi kesan yang memuaskan. 

11. Markah ETR yang relevan adalah markah yang boleh mencapai sasaran panitia dan sekolah, serta dalam masa yang sama ianya juga relevan dengan prestasi semasa setiap calon yang mengambil subjek berkenaan. Maka adalah diharap dengan penggunaan tapak fail ini, guru subjek tidak lagi memasukkan data ETR semata-mata supaya status pengisian menjadi 'hijau' sahaja, tetapi dengan nilai yang boleh dicapai dan mengenai sasaran calon yang sesuai dan betul.

12. ETR panitia yang telah ditetapkan akan diturunkan kepada setiap pelajar sebagai sasaran minima individu (Kaedah 1: ETR Panitia menjadi ETR individu)  . Perkara ini perlu dibincangkan dengan pelajar dan ibubapa berkaitan potensi semasa pelajar dan sasaran yang diharapkan oleh pihak sekolah agar halatuju pembelajaran samada jangka pendek (OTR) atau jangka panjang (ETR iaitu SPM) adalah jelas. Sasaran operasi ini perlu dizahirkan dalam bentuk aku janji. Dokumen aku janji juga tersedia secara auto dalam pakej ini. Unit Bimbingan dan Kaunseling bersama Guru Kelas boleh terus menggunakan pelaporan ETR dalam bentuk aku janji ini.

Report Card Aku Janji Headcount

13. Persoalan kedua pula ialah seberapa segera pihak panitia bersama guru mata pelajaran, dapat mengesan dan menyediakan kumpulan pelajar berdasarkan prestasi semasa setiap kali selepas ujian untuk program intervensi mencapai OTR seterusnya. Perkara ini telah tersedia secara auto dalam pakej EForm Headcount. Kesan penggunaan template dapat meringankan beban dan mengurangkan masa guru dalam kerja-kerja membuat analisis dan mentafsir.

Janaan kumpulan 'Near Miss' Cemerlang (NMC)

Janaan kumpulan 'Near Miss' Lulus (NML)

14. Maka adalah diharap guru mempunyai banyak ruang dalam melaksanakan program intervensi jangka pendek dan jangka panjang.  Tanpa intervensi yang berkesan,  sistem sebaik manapun tidak akan memberi manfaat. Analisis hanya tinggal analisis di atas kertas jika guru gagal memberi sokongan yang sesuai dengan kumpulan sasar. 

15. Penggunaan template ini boleh digunakan sepanjang tahun semasa sehinggalah keputusan sebenar SPM diumumkan.  Gred sebenar SPM juga boleh dimasukkan untuk membuat penilaian akhir terhadap prestasi Program Headcount yang telah dilaksanakan. Secara umumnya penggunaan template ini melibatkan 2 fasa iaitu:

16. Fasa 1 : Peringkat perancangan dan penetapan unjuran ETR Panitia dan ETR calon semasa. Fasa 1 merupakan fasa yang sangat penting untuk memastikan segala perancangan program headcount panitia berkenaan adalah relevan dan mudah dicapai.  Halatuju panitia, guru subjek dan calon akan dinyatakan secara lengkap melalui sasaran operasi (OTR)  dan KPI sasaran sebenar (ETR). Masa yang sesuai untuk mula melaksanakan Fasa 1 ialah diperingkat awal tahun persekolahan. 

17. Fasa 2 : Pasca Ujian AR iaitu pemasukan data markah setiap kali selepas sesuatu ujian AR dilaksanakan (AR1, AR2, AR3 dan AR4 bergantung bilangan ujian yang dilaksanakan dalam tahun semasa oleh sekolah berkenaan) sehinggalah keputusan SPM sebenar diperolehi. 

18. Template ini menganalisis kumpulan yang tidak mencapai tahap minimum (Kumpulan NML)  kepada 4 kumpulan dengan julat 10 markah iaitu:

a)  NML 1 (markah 30 - 39)

b)  NML 2 (markah 20 - 29)

c)  NML 3 (markah 10 - 19)

d)  NML 4 (markah 0 - 9)

19. Manakala kumpulan yang melepasi tahap minimum tetapi tidak mencapai tahap cemerlang (NMC) dibahagikan kepada 6 kumpulan dengan julat 5 markah sahaja (mengikut tetapan gred SAPS) iaitu:

a)  NMC 1 (markah 65 - 69 : B+)

b)  NMC 2 (markah 60 - 64 : B) 

c)  NMC 3 (markah 55 - 59 : C+)

d)  NMC 4 (markah 50 - 54 : C) 

e)  NMC 5 (markah 45 - 55 : D) 

e)  NMC 6 (markah 40 - 44 : E) 

Ini bermakna tiada kumpulan yang terlepas daripada analisis dalam setiap ujian. Pemilihan kumpulan NML dan NMC adalah fleksibel mengikut sumber calon semasa dan keperluan sekolah masing-masing. Template ini mampu mengira semula serta merta jangkaan peratus lulus dan GPMP apabila mana-mana kumpulan NML dan NMC yang diambil kira (diaktifkan)  dalam perancangan intervensi.  Kemudahan ini membolehkan menilai keupayaan untuk mencapai KPI yang telah ditetapkan. Jika perlu pengguna boleh menambah kategori NML dan NMC dalam perancangan intervensi seterusnya. Secara 'default' kumpulan NML 1 dan NML 2 untuk kumpulan NML dan NMC 1 hingga NMC 4 untuk kumpulan NMC telah diaktifkan sedia dalam template ini.

20. Akhir sekali,  penggunaan template ini tidak bermaksud penulis mengajar pengguna bagaimana melaksanakan program headcount di sekolah masing-masing tetapi adalah untuk membantu memudahkan pengurusan, analisis dan perlaksanaan program headcount dengan lebih pantas dan sistematik. Sebelum menggunakan template ini,  penulis beranggapan pengguna telah mempunyai pengetahuan sedia ada tentang konsep dan istilah yang digunakan dalam program headcount seperti TOV,  OTR,  OTI,  AR,  ETR,  NML dan NMC.