Pengenalan EForm Headcount

1. Pakej EForm Headcount terdiri daripada beberapa template, iaitu:
a) EForm HC-KP (Template utama) 

b) EForm HC-GK

c) EForm HC-SU

Pakej dibina secara berasingan namun data boleh diimport secara auto diantara template berkenaan. Penggunaan template yang berasingan membolehkan pelbagai output analisis dapat dijana, mudah diuruskan mengikut fungsi, mengurangkan beban sistem dan pengagihan beban tugas kepada pihak yang relevan.

2. Template EForm HC-KP merupakan template utama kerana perancangan KPI dimulakan oleh pihak Ketua Panitia dengan mengambilkira dua aspek yang penting iaitu TOV calon dan TOV Panitia masing-masing. Mempertimbang TOV calon dan TOV Panitia diperingkat perancangan KPI (Fasa 1) akan memastikan ETR yang dijana adalah relevan dengan produk calon semasa dan prestasi panitia terkini. Semua proses berkenaan akan dijana secara auto.

3. Objektif utama ialah memudahkan guru untuk menghasilkan KPI Panitia secara auto dan seterusnya gred dan markah ETR  setiap calon yang relevan dengan sasaran Panitia dan sasaran sekolah untuk subjek  yang berkenaan.  Program intervensi juga mudah dilakukan kerana template mampu senaraikan kumpulan sasar secara auto dengan terperinci setiap kali selepas ujian (AR). Analisis peluang peningkatan juga tersedia sekira intervensi yang sesuai dilaksanakan untuk setiap kumpulan sasar.

4. Pengiktirafan terhadap kejayaan guru mata pelajaran dan kejayaan calon dalam mencapai sasaran OTR setiap ujian juga dapat dilakukan dengan kadar yang segera kerana Sijil Penghargaan akan dijana secara auto berdasarkan data AR semasa yang dimasukkan.

Sijil Penghargaan Headcount

5. Penggunaan template ini tidak memerlukan pengguna keyin semula nama dan data markah pelajar (perkara ini menjadi pertimbangan utama penulis)  kerana tersedia kemudahan untuk import data.

Data boleh diimport secara auto daripada sumber berikut:

1. Lembaran markah SAPS (Keseluruhan) 

2. EForm PA (untuk pengguna berdaftar EFORM SUPD). 
3. Secara manual (Pilihan terakhir jika tiada sumber data sokongan)

6. Penggunaan template ini juga tidak menggantikan fungsi Headcount yang terdapat dalam SAPS,  malahan ianya menjadi sebagai tambah nilai dalam aspek mempelbagaikan analisis yang relevan. Data markah dalam SAPS adalah menjadi sumber utama data,  maka guru tidak perlu keyin markah berulang kali. 

7. Fail ini hanya sebuah tapak fail MS Excel yang dibina menggunakan aplikasi MS Excel 2003 MS Excel 2016 dan di simpan (save) dalam format macro enable (xlsm) . Maka pengguna perlu mempunyai software MS Excel sekurang-kurangnya versi 2003 2016. Software spreadsheets lain kemungkinan tidak menyokong penggunaan fail ini berikutan ianya mempunyai arahan macro.

8. Ketua Panitia bertanggungjawab merekodkan data-data asas untuk membolehkan fail menjana secara auto markah ETR setiap calon yang seterusnya guru subjek akan menggunakan markah ETR tersebut untuk dimasukkan ke dalam Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah (SAPS). 

Carta Alir Penggunaan EForm HC-KP

9. Sekali lagi penulis menekankan bahawa penggunaan fail ni adalah sebagai instrumen tambahan sahaja kepada Sistem Headcount yang ada dalam SAPS. Analisis Headcount daripada SAPS akan menjadi rujukan utama kerana analisis HC sensitif dengan bilangan pelajar yang keluar masuk sepanjang tahun. Dalam situasi sedemikian, maka analisis headcount secara online yang terdapat dalam SAPS adalah sistem yang sangat membantu dalam proses memantau prestasi terkini dari masa ke semasa. Sebagai tambah nilai,  data markah yang di input oleh guru subjek selepas sesuatu ujian (AR)  dalam SAPS boleh dianalisis secara offline dengan cara mengimport lembaran markah keseluruhan ujian berkenaan ke dalam helaian HC3-KP secara auto tanpa perlu guru menaip semula (rujuk carta alir di atas). 

10. Persoalan pertama yang cuba diatasi ialah 'relevan atau tidak' markah ETR setiap pelajar yang kemudiannya akan dimasukkan dalam SAPS. Penetapan ETR yang relevan merupakan cabaran pertama panitia dalam program headcount.  Setakat ini penulis tidak menemui sebarang template yang mengambil kira proses penetapan ETR individu secara lengkap sebaliknya menyerahkan sepenuhnya proses berkenaan kepada pelajar ataupun guru subjek sahaja. Ini akan memberi kesan kepada KPI panitia yang kurang relevan dan sukar di capai, akhirnya program headcount tidak memberi kesan yang memuaskan. 

11. Markah ETR yang relevan adalah markah yang boleh mencapai sasaran panitia dan sekolah, serta dalam masa yang sama ianya juga relevan dengan prestasi semasa setiap calon yang mengambil subjek berkenaan. Maka adalah diharap dengan penggunaan tapak fail ini, guru subjek tidak lagi memasukkan data ETR semata-mata supaya status pengisian menjadi 'hijau' sahaja, tetapi dengan nilai yang boleh dicapai dan mengenai sasaran calon yang sesuai dan betul.

12. ETR panitia yang telah ditetapkan akan diturunkan kepada setiap pelajar sebagai sasaran minima individu (Kaedah 1: ETR Panitia menjadi ETR individu)  . Perkara ini perlu dibincangkan dengan pelajar dan ibubapa berkaitan potensi semasa pelajar dan sasaran yang diharapkan oleh pihak sekolah agar halatuju pembelajaran samada jangka pendek (OTR) atau jangka panjang (ETR iaitu SPM) adalah jelas. Sasaran operasi ini perlu dizahirkan dalam bentuk aku janji. Dokumen aku janji juga tersedia secara auto dalam pakej ini. Unit Bimbingan dan Kaunseling bersama Guru Kelas boleh terus menggunakan pelaporan ETR dalam bentuk aku janji ini.

Report Card Aku Janji Headcount

13. Persoalan kedua pula ialah seberapa segera pihak panitia bersama guru mata pelajaran, dapat mengesan dan menyediakan kumpulan pelajar berdasarkan prestasi semasa setiap kali selepas ujian untuk program intervensi mencapai OTR seterusnya. Perkara ini telah tersedia secara auto dalam pakej EForm Headcount. Kesan penggunaan template dapat meringankan beban dan mengurangkan masa guru dalam kerja-kerja membuat analisis dan mentafsir.

Janaan kumpulan 'Near Miss' Cemerlang (NMC)

Janaan kumpulan 'Near Miss' Lulus (NML)

14. Maka adalah diharap guru mempunyai banyak ruang dalam melaksanakan program intervensi jangka pendek dan jangka panjang.  Tanpa intervensi yang berkesan,  sistem sebaik manapun tidak akan memberi manfaat. Analisis hanya tinggal analisis di atas kertas jika guru gagal memberi sokongan yang sesuai dengan kumpulan sasar. 

15. Penggunaan template ini boleh digunakan sepanjang tahun semasa sehinggalah keputusan sebenar SPM diumumkan.  Gred sebenar SPM juga boleh dimasukkan untuk membuat penilaian akhir terhadap prestasi Program Headcount yang telah dilaksanakan. Secara umumnya penggunaan template ini melibatkan 2 fasa iaitu:

16. Fasa 1 : Peringkat perancangan dan penetapan unjuran ETR Panitia dan ETR calon semasa. Fasa 1 merupakan fasa yang sangat penting untuk memastikan segala perancangan program headcount panitia berkenaan adalah relevan dan mudah dicapai.  Halatuju panitia, guru subjek dan calon akan dinyatakan secara lengkap melalui sasaran operasi (OTR)  dan KPI sasaran sebenar (ETR). Masa yang sesuai untuk mula melaksanakan Fasa 1 ialah diperingkat awal tahun persekolahan. 

17. Fasa 2 : Pasca Ujian AR iaitu pemasukan data markah setiap kali selepas sesuatu ujian AR dilaksanakan (AR1, AR2, AR3 dan AR4 bergantung bilangan ujian yang dilaksanakan dalam tahun semasa oleh sekolah berkenaan) sehinggalah keputusan SPM sebenar diperolehi. 

18. Template ini menganalisis kumpulan yang tidak mencapai tahap minimum (Kumpulan NML)  kepada 4 kumpulan dengan julat 10 markah iaitu:

a)  NML 1 (markah 30 - 39)

b)  NML 2 (markah 20 - 29)

c)  NML 3 (markah 10 - 19)

d)  NML 4 (markah 0 - 9)

19. Manakala kumpulan yang melepasi tahap minimum tetapi tidak mencapai tahap cemerlang (NMC) dibahagikan kepada 6 kumpulan dengan julat 5 markah sahaja (mengikut tetapan gred SAPS) iaitu:

a)  NMC 1 (markah 65 - 69 : B+)

b)  NMC 2 (markah 60 - 64 : B) 

c)  NMC 3 (markah 55 - 59 : C+)

d)  NMC 4 (markah 50 - 54 : C) 

e)  NMC 5 (markah 45 - 55 : D) 

e)  NMC 6 (markah 40 - 44 : E) 

Ini bermakna tiada kumpulan yang terlepas daripada analisis dalam setiap ujian. Pemilihan kumpulan NML dan NMC adalah fleksibel mengikut sumber calon semasa dan keperluan sekolah masing-masing. Template ini mampu mengira semula serta merta jangkaan peratus lulus dan GPMP apabila mana-mana kumpulan NML dan NMC yang diambil kira (diaktifkan)  dalam perancangan intervensi.  Kemudahan ini membolehkan menilai keupayaan untuk mencapai KPI yang telah ditetapkan. Jika perlu pengguna boleh menambah kategori NML dan NMC dalam perancangan intervensi seterusnya. Secara 'default' kumpulan NML 1 dan NML 2 untuk kumpulan NML dan NMC 1 hingga NMC 4 untuk kumpulan NMC telah diaktifkan sedia dalam template ini.

20. Akhir sekali,  penggunaan template ini tidak bermaksud penulis mengajar pengguna bagaimana melaksanakan program headcount di sekolah masing-masing tetapi adalah untuk membantu memudahkan pengurusan, analisis dan perlaksanaan program headcount dengan lebih pantas dan sistematik. Sebelum menggunakan template ini,  penulis beranggapan pengguna telah mempunyai pengetahuan sedia ada tentang konsep dan istilah yang digunakan dalam program headcount seperti TOV,  OTR,  OTI,  AR,  ETR,  NML dan NMC.