Persedian awal
1. Sebelum menggunakan fail ini pastikan macro pada MS Excel anda telah di ENABLE kan. Rujuk link http://settingmacroexcel.blogspot.com untuk mengetahui cara setting macro.
2. Seterusnya pengguna perlu menyediakan dua data asas berikut iaitu:
(a) Data analisis bilangan gred keputusan SPM tahun-tahun lepas (sekurang-kurangnya tahun lalu). Data ini merupakan data TOV Panitia yang akan menjadi keputusan yang perlu dicabar atau diperbaiki dalam program Headcount.
(b) Lembaran markah Peperiksaan Akhir Tahun (PAT), tahun lalu yang dimuat turun daripada SAPS atau fail E-Form PA Peperiksaan Akhir Tahun (PAT) tahun lalu (bagi pengguna pakej E-Form SUPD). Data ini akan menjadi markah TOV. Fail ini berkeupayaan memilih dan mengimport data markah subjek yang berkenaan secara auto daripada kedua-dua sumber data berkenaan. Maka ketua panitia tidak perlu memasukkan data secara manual.
 |
| lembaranmarkahma daripada SAPS |
3. Fail ini terdiri daripada beberapa helaian. Setiap helaian akan memaparkan hasil analisis yang berbeza. Untuk ke helaian-helaian berkenaan pengguna boleh terus klik tab helaian berkenaan yang terdapat di bahagian bawah atau melalui butang [MENU UTAMA] yang disediakan di setiap helaian.
FASA 1: PENETAPAN ETR PANITIA DAN ETR INDIVIDU SECARA AUTO
Langkah 1 (Helaian HOME PAGE)
a). Buka fail EFORM HCKP(MA) yang dibekalkan. Bergantung kepada versi MS Excel anda, jika dipaparkan pilihan 'Enable Editing' atau 'Enable Content' maka klik butang berkenaan untuk membolehkan fail berfungsi sempurna.
b). Menu pengenalan akan dipaparkan beberapa saat dan seterusnya menu Kategori Pengguna akan dipaparkan untuk membolehkan pengguna membuat pilihan.
Terdapat dua kategori pengguna fail ini iaitu:
(i). Ketua Panitia - yang bertanggungjawab memasukkan data-data ke dalam fail ini.
(ii). Guru Subjek - yang hanya menggunakan output daripada fail ini, tetapi tidak perlu memasukkan sebarang data asas.
Dalam panduan ini, penulis mengandaikan anda sebagai Ketua Panitia.
 |
| Menu Kategori Pengguna |
c). Klik butang [KETUA PANITIA] dan akan dipaparkan panduan ringkas langkah seterusnya dan konsep carta alir penggunaan. Perhatikan dan baca setiap info yang dipaparkan tersebut. Beri respon juga pada paparan tertentu dengan klik butang [OK] sehingga semua paparan mesej penting selesai dipaparkan.
d). Klik butang [LOCK/UNLOCK] yang terdapat di helaian [HOME PAGE] dan masukkan kata laluan serta nama pengguna yang dibekalkan. Penggunaan kata laluan adalah untuk memastikan data dan analisis adalah seragam untuk semua guru subjek dalam panitia berkenaan. Ini dapat menghalang perubahan data yang tidak sengaja semasa fail diperturunkan kepada guru subjek. Ketua Panitia tidak perlu kongsikan nama pengguna dan kata laluan berkenaan.
e). Setelah memasukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan yang betul, klik butang [OK] dan seterusnya status fail akan bertukar kepada 'UNLOCK' menandakan pengguna dibenarkan memasukkan data. Lengkapkan maklumat asas panitia dan ujian dalam ruangan yang disediakan.
i) BIL. UJIAN - Sila input bilangan ujian yang dirancang untuk tahun berkenaan. Maksimum sehingga 4 sahaja. Ruangan nama ujian akan tersedia berdasarkan bilangan ujian yang diinput. Bilangan ujian akan mempengaruhi pengiraan OTR yg dijana secara auto.
ii) NAMA UJIAN - Sila input nama ujian berdasarkan kod yang digunakan dalam program headcount. Kod ujian telah ditetapkan secara default ialah TOV, AR1, AR2, AR3 dan AR4.
iii) KOD/NAMA PANITIA - Sila pilih nama mata pelajaran daripada drop-down list yang tersedia. Jika nama mata pelajaran tidak tersedia, sila tambahkan di helaian SETTING terlebih dahulu. Ciri fleksibel ini membolehkan pengguna memasukkan kod dan nama mata pelajaran baharu yang ditawarkan di sekolah masing-masing.
Langkah 2 (Helaian REKOD)
a). Klik helaian REKOD, dan masukkan bilangan gred mengikut tahun-tahun lepas dalam jadual yang disediakan. Jika terdapat data beberapa tahun, data akan di analisis dan keputusan terbaik berdasarkan GPMP akan dikesan secara auto dan analisis data terbaik berkenaan akan terpaut dengan borang di helaian HC1-KP. Analisis bergraf juga disediakan secara auto di dalam helaian ini. Jadual ini boleh merekodkan keputusan sehingga 10 tahun. Keputusan terbaik akan dipilih secara auto dan dimasukkan kedalam helaian HC1-KP untuk dicabar pada tahun ini. jika hanya ingin mencabar keputusan tahun tertentu sahaja (contoh tahun lalu sahaja), sila keyin data tahun berkenaan sahaja dan padam data tahun-tahun yang lain.
Langah 3 (Helaian HC2-KP)
a). Klik helaian 'HC2-KP'. Helaian ini untuk merekodkan markah TOV setiap calon. Terdapat 3 kaedah memasukkan data di helaian ini:
(i). Secara manual, iaitu dengan menaip satu persatu (atau copy paste value) semua data calon (sangat tidak digalakkan).
(ii). Import daripada fail EForm PA(MA) (untuk pengguna berdaftar Pakej EFORM SUPD sahaja).
(iii). Import daripada 'lembaranmarkahma' keseluruhan (sila dapatkan daripada setiausaha SAPS) yang telah dimuat turun lebih awal dari laman web SAPS. Sebelum menggunakan fail lembaran markah SAPS ini, sila open kemudian klik 'enable editing' dan save as dalam format worksheet sesuai dengan versi MS Excel yang anda gunakan supaya proses import data berjalan lancar (faktor teknikal mengikut versi excel anda).
b). Dalam panduan ini, penulis menggunakan kaedah ke-(iii).
Klik butang 'IMPORT LEMBARAN MARKAH SAPS' dan seterusnya ikut arahan ringkas yang dipaparkan. Fail ini berkeupayaan memilih senarai nama pelajar dan markah subjek yang berkaitan secara auto daripada fail sumber yang telah ditetapkan.
 |
| IMPORT LEMBARAN MARKAH SAPS |
c) Setelah data calon berjaya diimport (hanya calon yang mengambil mata pelajaran berkenaan sahaja akan dipaparkan) , sila semak dengan teliti data senarai yang ada. Padam data pelajar yang sudah berpindah sekolah atau tambah data pelajar yang baharu. Data TOV dalam helaian ini akan 'auto link' dengan jadual di helaian ' HC1-KP'.
d). Oleh kerana data ini adalah ketika calon-calon berkenaan masih di tingkatan 4, maka nama tingkatan mereka perlu di naikkan ke tingkatan 5. Klik butang UTILITI, dan pilih kemudahan NAIK/TURUN TINGKATAN dan pilih NAIK TINGKATAN. Nama kelas akan diubah secara auto. . Template versi terkini akan membuat naik tingkatan secara auto.
e). Dicadangkan jangan masukkan sebarang data di ruang ETR. Data ini akan diisi secara auto berdasarkan bilangan gred ETR yang akan ditetapkan kemudian di helaian 'HC1-KP' (Kaedah 1).
Langkah 4 (Helaian HC1-KP)
a). Klik helaian 'HC1-KP', dan anda akan dapati analisis data tahun keputusan terbaik dan TOV telah dimasukkan secara auto. Proses seterusnya ialah menjana bilangan gred ETR Panitia sahaja. Proses penetapan ETR merupakan proses awal yang sangat penting dalam melaksanakan program headcount akademik di sekolah. Template ini sangat membantu panitia diperingkat penetapan ETR dan ianya dijana secara auto.
 |
| Analisis HC1 sebelum dijana ETR |
b). Pelbagai variasi boleh digunakan untuk menetapkan GPMP yang dikehendaki.
Disediakan 4 cara variasi janaan auto untuk kemudahan panitia (bermula template EForm Headcount KP 10.7). Sila klik butang 'UTILITI' dan pilih opsyen janaan yang disediakan seperti berikut:
a) Cara 1: Menaikkan 1 mata gred TOV calon.
Bilangan setiap gred akan dinaikkan 1 mata gred daripada bilangan gred TOV semasa. Contohnya, sekiranya terdapat 4 calon dalam kategori gred B+ di TOV, maka akan ditetapkan sebanyak 4 calon dalam gred A- untuk ETR dan demikian juga dengan gred yang lain.
b) Cara 2: Menambah peratus kumpulan cemerlang dan peratus jumlah lulus keseluruhan.
Cara ini akan menambah peratus kumpulan cemerlang dan jumlah lulus berdasarkan nilai tambah peratus yang ditetapkan di helaian SETTING terlebih dahulu. Secara default nilai tambah adalah 0.5% dan 1.5% masing-masing untuk kumpulan cemerlang dan jumlah lulus keseluruhan. Nilai tambah ini boleh diubahsuai oleh pengguna. Berdasarkan peratusan berkenaan, template akan menjana bilangan calon untuk setiap kumpulan.
c) Cara 3: Menjana GPMP terdekat.
Template akan menjana secara auto kombinasi bilangan setiap gred sehingga menghampiri GPMP rekod keputusan terbaik dan dalam masa yang sama menambah peratus kumpulan cemerlang dan jumlah lulus keseluruhan seperti dalam Cara 2.
d) Cara 4: Menjana GPMP sasaran.
Template berkeupayaan menjana kombinasi bilangan gred ETR sehingga menghampiri GPMP sasaran yang ditetapkan. Sasaran GPMP perlu ditetapkan terlebih dahulu di helaian SETTING dalam Jadual D. Aspek peningkatan peratus kumpulan cemerlang dan peratus lulus keseluruhan tetap diambil kira.
Dengan kemudahan pelbagai variasi proses menjana bilangan gred ETR berkenaan telah banyak membantu panitia untuk memulakan langkah awal dalam program headcount panitia masing-masing. Jika perlu pengguna boleh mengubahsuai bilangan gred ETR secara manual untuk menghasilkan GPMP yang muktamad.
 |
| JANA DATA ETR CADANGAN |
c) Bilangan setiap gred ETR yang telah dimuktamadkan ini perlu diberi kepada calon-calon yang layak berdasarkan TOV dan calon terkini yang ada di helaian 'HC2-KP'. Proses mengenal pasti calon dan seterusnya menjana gred ETR serta markah ETR calon yang relevan juga mampu dilakukan secara auto.
d) Klik butang UTILITI, pilih kemudahan EKSPORT UNJURAN ETR KE HC2-KP, kemudian pilih opsyen JANAAN AUTO SEPENUHNYA. Fail akan secara auto mengesan pelajar yang paling layak dihelaian HC2-KP sesuai dengan bilangan gred ETR di helaian HC1-KP yang telah ditetapkan. Contohnya, sekiranya pengguna menetapkan bilangan A+ adalah 10, maka template akan mengesan 10 calon paling layak berdasarkan markah TOV calon.
(Gambarajah dalam langkah ini akan di update mengikut versi terkini dalam waktu terdekat)
e) Sila ke helaian HC2-KP untuk melihat gred ETR individu yang telah disempurnakan secara auto dan relevan dengan tetapan ETR Panitia di helaian HC1-KP.
f) Fasa penetapan ETR individu yang akur dengan ETR Panitia telah selesai.
Langkah 5 (Helaian HC3-KP)
1. Proses seterusnya adalah menjana secara auto markah OTR dan ETR calon berdasarkan gred ETR yang telah ditetapkan. Sila ke helaian HC3-KP dan klik butang UTILITI dan dibahagian UTILITI IMPORT, sila pilih opsyen "KELAS, NAMA, TOV DAN ETR".
2). OTR individu yang dijana akan menjadi OTR Panitia yang secara auto dianalisis dan direkodkan di dalam helaian HC1-KP. Maka lengkaplah fasa perancangan panitia dengan penetapan KPI panitia, KPI guru subjek dan KPI calon semasa.
Langkah 6 (Helaian DAFTAR GS)
1) Setelah segalanya telah ditetapkan (TOV, OTR dan ETR) secara auto didalam fail ini, langkah terakhir adalah mengemaskini nama guru subjek setiap kelas tahun semasa. Nama guru subjek wajib di masukkan kerana akan ada analisis prestasi KPI dalam setiap ujian (AR) sehinggalah keputusan sebenar SPM. Sijil Penghargaan akan dijana secara auto untuk guru subjek (mengikut kelas yang diajar) yang mencapai setiap sasaran operasi (OTR dan ETR) dalam setiap ujian/peperiksaan.
2. Klik helaian DAFTAR SUBJEK dan input nama guru subjek dalam jadual yang disediakan mengikut kelas yang tersedia.
3). Save fail dengan format nama yang sesuai untuk memudahkan mengenalpasti kandungan fail. Guru ketua panitia boleh berkongsi fail ini kepada semua guru subjek berkenaan untuk membolehkan guru subjek menjana dan mencetak output yang berkaitan dengan mereka. Template akan digunakan seterusnya dalam Fasa 2 iaitu apabila selesai ujian atau peperiksaan dilaksanakan dengan memasukkan data markah pelajar ujian berkenaan dalam helian HC3-KP. Proses memasukkan data markah juga boleh dibuat secara auto dengan mengimport fail sumber berkenaan iaitu lembaran markah keseluruhan yang dimuat turun daripada SAPS (sila dapatkan daripada setiausaha SAPS).
Kini KPI tahun semasa iaitu ETR masing-masing (KP, guru dan murid) sangat jelas dan relevan dengan produk yang dimiliki (murid semasa). Sila bermula dengan hasil analisis TOV, program intervensi awal boleh dimulakan untuk mencapai sasaran operasi terdekat iaitu OTR1. Hasil analisis bukan sahaja dalam bentuk analisis bilangan, tetapi terus menyenaraikan calon-calon dalam kumpulan NML, NMC dan Cemerlang masing-masing samada secara keseluruhan ataupun mengikut kelas.
Selamat menjalankan tugas dengan gembira!, tanpa bebanan kerja-kerja analisis!.
 |
| ETR disahkan relevan! |
No comments:
Post a Comment